Sự phát triển của chuyển đổi số trong lĩnh vực tư pháp đã đặt ra yêu cầu đổi mới phương thức công chứng truyền thống. Nghị định 104/2025/NĐ-CP ra đời đã chính thức thiết lập khung pháp lý cho công chứng điện tử, tạo nền tảng pháp lý để giao dịch dân sự, thương mại được xác lập nhanh chóng, an toàn và có giá trị pháp lý tương đương công chứng giấy.
Khái niệm công chứng điện tử theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP
Công chứng điện tử là hoạt động công chứng trong đó văn bản công chứng được tạo lập, ký số, xác thực và lưu trữ trên môi trường điện tử, thông qua nền tảng công chứng điện tử do cơ quan có thẩm quyền quản lý.
Theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP, công chứng điện tử không chỉ bao gồm việc tạo mới văn bản công chứng ở dạng số, mà còn bao gồm việc chuyển đổi văn bản công chứng giấy sang văn bản điện tử có gắn chữ ký số của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng, bảo đảm giá trị pháp lý, tính toàn vẹn và khả năng tra cứu lâu dài.
Hồ sơ công chứng điện tử gồm những gì?
Hồ sơ công chứng điện tử được xây dựng tương tự hồ sơ công chứng truyền thống, nhưng được số hóa toàn bộ và quản lý tập trung trên hệ thống dữ liệu công chứng.
Theo quy định, hồ sơ công chứng điện tử bao gồm:
-
Văn bản công chứng điện tử đã được ký số và gắn dấu thời gian;
-
Các giấy tờ, tài liệu liên quan đến giao dịch công chứng theo Luật Công chứng;
-
Thông tin nhận diện, xác thực nhân thân của người yêu cầu công chứng;
-
Dữ liệu xác thực chữ ký số và lịch sử giao dịch.
Hồ sơ công chứng điện tử phải được đánh số theo trình tự thời gian, đồng thời đồng bộ theo thời gian thực lên cơ sở dữ liệu công chứng quốc gia, đáp ứng yêu cầu lưu trữ lâu dài, phục vụ công tác quản lý, kiểm tra, giám sát và chia sẻ thông tin với cơ quan có thẩm quyền, bảo đảm an toàn thông tin từ cấp độ 3 trở lên. Xem dịch thuật công chứng tiếng Anh.
Quy trình công chứng điện tử trực tiếp
Công chứng điện tử trực tiếp là hình thức trong đó người yêu cầu công chứng có mặt trực tiếp tại tổ chức hành nghề công chứng, nhưng toàn bộ quy trình được thực hiện trên nền tảng điện tử.
Quy trình cơ bản gồm các bước:
-
Người yêu cầu công chứng và công chứng viên thực hiện các công việc theo Luật Công chứng như tiếp nhận yêu cầu, kiểm tra điều kiện giao dịch.
-
Công chứng viên khởi tạo giao dịch công chứng điện tử, bao gồm tài khoản của công chứng viên và người tham gia giao dịch.
-
Văn bản giao dịch được tải lên nền tảng công chứng điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu hoặc đã được ký số hợp lệ.
-
Người yêu cầu công chứng đọc lại nội dung giao dịch trên hệ thống hoặc được công chứng viên đọc theo đề nghị.
-
Người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ để công chứng viên đối chiếu, kiểm tra và chuyển đổi sang dữ liệu điện tử để lưu trữ.
-
Công chứng viên xác thực nhân thân, chứng kiến người tham gia giao dịch ký số.
-
Công chứng viên kiểm tra chữ ký số, ký số và gắn dấu thời gian vào lời chứng.
-
Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản, thu phí, ký số và gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu.
-
Hồ sơ được lập, vào sổ công chứng và lưu trữ dưới dạng hồ sơ công chứng điện tử.
Quy trình công chứng điện tử trực tuyến
Công chứng điện tử trực tuyến cho phép các bên tham gia giao dịch từ xa, thông qua hệ thống kết nối trực tuyến, nhưng vẫn bảo đảm tính pháp lý chặt chẽ.
Quy trình được thực hiện như sau:
-
Người yêu cầu công chứng và công chứng viên thực hiện các bước tiếp nhận, kiểm tra theo Luật Công chứng.
-
Công chứng viên đủ điều kiện khởi tạo giao dịch công chứng điện tử trực tuyến, thiết lập kết nối truyền hình giữa các điểm cầu.
-
Văn bản giao dịch được tải lên nền tảng công chứng điện tử ở dạng dữ liệu số hoặc đã được ký số hợp lệ.
-
Người yêu cầu công chứng đọc lại nội dung giao dịch hoặc nghe công chứng viên đọc.
-
Giấy tờ của người tham gia giao dịch được xuất trình, kiểm tra và chuyển đổi thành dữ liệu điện tử để các bên cùng đối chiếu.
-
Công chứng viên xác thực nhân thân, tính hợp pháp của giao dịch và chứng kiến việc ký số.
-
Công chứng viên tại các điểm cầu ký xác nhận bằng chữ ký số; công chứng viên khởi tạo giao dịch kiểm tra toàn bộ chữ ký và ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng.
-
Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản, thu phí, ký số và gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu.
-
Hồ sơ công chứng điện tử được lưu trữ, đồng thời chia sẻ quyền truy cập cho các công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng tham gia giao dịch.
Ý nghĩa của công chứng điện tử theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP
Việc triển khai công chứng điện tử theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP giúp:
-
Rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục công chứng;
-
Giảm chi phí, hạn chế giấy tờ vật lý;
-
Tăng tính minh bạch, an toàn pháp lý cho giao dịch;
-
Phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong hoạt động tư pháp và hành chính.
Công chứng điện tử không thay thế hoàn toàn công chứng truyền thống, mà bổ sung phương thức hiện đại, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân và doanh nghiệp trong bối cảnh số hóa.
PNV không cung cấp dịch vụ công chứng điện tử. Hiện nay, chúng tôi chỉ tiếp nhận dịch thuật và công chứng bản dịch giấy theo đúng quy định pháp luật. Để được tư vấn và báo giá chi tiết, quý khách vui lòng liên hệ trực tiếp hotline của PNV để được hỗ trợ nhanh chóng.