Hợp pháp hóa lãnh sự Invoice – hóa đơn trong xuất nhập khẩu

Chứng từ xuất nhập khẩu Invoice hay còn được gọi là hóa đơn, biên lai thanh toán. Invoice là một trong những giấy tờ quan trọng, bắt buộc phải có trong các giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quốc tế. Thông thường bên bán sẽ tự lập mẫu Invoice riêng, vì không có hình thức, biểu mẫu riêng cho các loại hóa đơn.

Những chứng từ đi kèm cùng lô hàng nhập khẩu, chứng minh cho giá trị giao dịch đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật VN. Thông qua bản hợp pháp hóa lãnh sự Invoice, các đơn vị giao dịch tiến hành thanh toán hợp đồng, đóng thuế và khai báo hải quan.

Tại sao cần HPHLS Invoice trong xuất nhập khẩu?

Hợp pháp hóa lãnh sự Invoice là việc đơn vị có thẩm quyền của VN tiến hành chứng nhận về con dấu, chữ ký, chức danh trên hóa đơn xuất nhập khẩu nhằm giúp cho văn bản đó được công nhận và có giá trị sử dụng hợp pháp tại VN.

Đây là thủ tục hành chính quan trọng không thể bỏ qua đối với các chứng từ khi chủ thể nước ngoài muốn nhập khẩu hàng hóa vào thị trường Việt, trừ các trường hợp thuộc cơ chế miễn trừ theo quy định pháp luật.

Khi một nhà đầu tư, doanh nghiệp nước ngoài đã chuẩn bị hồ sơ, chứng từ đã hợp pháp hóa lãnh sự sẽ dễ dàng giúp hàng hóa được thông quan, nhập khẩu và được pháp luật bảo vệ khi tiến hành giao dịch trên lãnh thổ Việt Nam.

Không những thế hoạt động hợp pháp hóa lãnh sự cũng là cơ chế để nhà nước tiến hành quản lý số lượng, chất lượng hàng hóa nhập khẩu vào thị trường một cách chặt chẽ và dễ dàng hơn.

Hợp pháp hóa lãnh sự Invoice – hóa đơn xuất nhập khẩu

Việc hợp pháp hóa lãnh sự Invoice – hóa đơn xuất nhập khẩu chủ yếu gồm 02 bước sau đây:

Bước 1: Xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài

Hóa đơn Invoice và các chứng từ của hàng hóa xuất nhập khẩu khác phải được cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ xác nhận thông qua con dấu chứng nhận lãnh sự.

Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự Invoice tại cơ quan có thẩm quyền của nước tiếp nhận(cụ thể là Việt Nam).

Chủ thể nước ngoài hoặc người đại diện cần chuẩn bị:

• Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK;
• Bản sao giấy tờ tùy thân khi nộp qua dịch vụ bưu chính hoặc xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân khi đi nộp trực tiếp;
• Bản gốc và bản chụp Invoice và các chứng từ nhập khẩu liên quan mà bạn đã xin dấu chứng nhận lãnh sự ở nước ngoài;
• 01 bản dịch và bản chụp dịch Invoice và các chứng từ nhập khẩu liên quan sang tiếng Việt/tiếng Anh.

Sau đó, bạn mang đến cơ quan có thẩm quyền để xin con dấu/dán tem hợp pháp hóa lãnh sự. Cuối cùng, bạn cầm chứng từ đó đến tổ chức hành nghề công chứng để xin dịch công chứng chuẩn và đưa vào sử dụng cho các thủ tục nhập khẩu tại cửa hải quan, giao dịch hợp tác tại lãnh thổ VN.

Người nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự Invoice ở đâu?

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Invoice tại Việt Nam được thực hiện tại các cơ quan sau đây:

• Cục Lãnh sự – Bộ ngoại giao tại TP. Hà Nội – 40 P. Trần Phú, Điện Biên, Ba Đình, Hà Nội.
• Sở Ngoại vụ tại TP. Hồ Chí Minh – 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
• Các Sở/Phòng/ Bộ phận Ngoại vụ của các tỉnh, thành phố đã được Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự và trả kết quả.

Trường hợp, chứng từ xuất nhập khẩu, invoice của hàng hóa vẫn đang ở nước ngoài thì bạn có thể mang đến Đại sứ quán/Lãnh sự quán hoặc cơ quan khác được ủy quyền của Việt Nam được đặt tại nước ngoài.

Nếu bạn cần đơn vị chuyên nghiệp hỗ trợ hợp pháp hóa lãnh sự các chứng từ xuất nhập khẩu, vui lòng liên hệ ngay cho PNVT qua số Hotline nhé!