Khi một doanh nghiệp nước ngoài thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, người đứng đầu văn phòng – thường gọi là Trưởng văn phòng đại diện – bắt buộc phải có giấy phép lao động nếu là người nước ngoài.
Đây là điều kiện tiên quyết để người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp, đồng thời đảm bảo hoạt động của văn phòng đại diện tuân thủ đúng pháp luật Việt Nam.
Trưởng văn phòng đại diện là ai?
Trưởng văn phòng đại diện (Chief Representative) là người được công ty mẹ ở nước ngoài ủy quyền điều hành và chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Họ có thể ký kết các hợp đồng dịch vụ, thay mặt công ty mẹ thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại, nghiên cứu thị trường, hoặc quản lý đội ngũ nhân viên tại Việt Nam. Xem Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Vì sao Trưởng văn phòng đại diện phải xin giấy phép lao động?
Theo quy định của pháp luật Việt Nam, mọi người nước ngoài làm việc trong lãnh thổ Việt Nam (trừ trường hợp được miễn) đều phải có giấy phép lao động hợp lệ.
Trưởng văn phòng đại diện là người làm việc theo chức vụ quản lý, được hưởng lương, phụ cấp, và trực tiếp điều hành hoạt động nên không thuộc diện miễn trừ.
Việc không xin giấy phép đúng quy định có thể dẫn đến xử phạt hành chính, thu hồi giấy phép hoạt động hoặc trục xuất người lao động.
Cơ sở pháp lý điều chỉnh
Căn cứ pháp lý chính bao gồm:
-
Bộ luật Lao động 2019
-
Nghị định 152/2020/NĐ-CP quy định về lao động là công dân nước ngoài tại Việt Nam
-
Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung thủ tục cấp phép
-
Nghị định 219/2025/NĐ-CP hướng dẫn quy trình, biểu mẫu điện tử và chế độ báo cáo.
Các trường hợp phải xin giấy phép lao động
-
Người nước ngoài được công ty mẹ bổ nhiệm làm Trưởng văn phòng đại diện.
-
Người nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động với văn phòng đại diện tại Việt Nam.
-
Người được cử sang điều hành dài hạn (từ 30 ngày trở lên).
-
Người làm việc toàn thời gian tại Việt Nam, chịu trách nhiệm pháp lý thay mặt tổ chức mẹ.
Các trường hợp được miễn giấy phép lao động
Theo quy định, chỉ các đối tượng sau được miễn giấy phép (nhưng vẫn phải làm thủ tục xác nhận miễn):
-
Nhà đầu tư hoặc thành viên góp vốn được ghi trong Giấy phép đầu tư.
-
Người vào Việt Nam làm việc dưới 30 ngày và không quá 3 lần/năm.
-
Trường hợp ký kết các hiệp định song phương giữa Việt Nam và quốc gia sở tại có quy định miễn trừ.
Điều kiện để được cấp giấy phép lao động
Người được đề cử làm Trưởng văn phòng đại diện cần:
-
Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
-
Có kinh nghiệm quản lý hoặc chuyên môn phù hợp với vị trí.
-
Có giấy khám sức khỏe hợp lệ, cấp trong vòng 12 tháng.
-
Không có tiền án, tiền sự hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
-
Có hộ chiếu còn thời hạn ít nhất 2 năm.
Điều kiện đối với văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện muốn xin giấy phép lao động cho người đứng đầu phải đảm bảo:
-
Có Giấy phép thành lập văn phòng đại diện hợp pháp do Sở Công Thương hoặc Bộ Công Thương cấp.
-
Có địa chỉ hoạt động rõ ràng, nhân sự hỗ trợ, và hoạt động đúng ngành nghề đã đăng ký.
-
Có văn bản cử người nước ngoài sang làm Trưởng văn phòng đại diện từ công ty mẹ ở nước ngoài.
Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho Trưởng văn phòng đại diện
Hồ sơ bao gồm:
-
Mẫu hồ sơ theo nghị định 219/2025/NĐ-CP.
-
Bản sao Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
-
Văn bản cử người nước ngoài giữ chức vụ Trưởng văn phòng đại diện.
-
Giấy khám sức khỏe của người lao động.
-
Lý lịch tư pháp (tại Việt Nam hoặc nước ngoài).
-
Văn bằng, chứng chỉ, quyết định bổ nhiệm, xác nhận công việc hoặc tài liệu chứng minh kinh nghiệm quản lý.
-
Hộ chiếu.
-
Thông báo tuyển dụng và báo cáo kết quả tuyển dụng
-
Giấy ủy quyền (nếu có)
- File ảnh thẻ 4 x 6 cm
Hồ sơ cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng
Tất cả tài liệu cấp ở nước ngoài (văn bản bổ nhiệm, bằng cấp, lý lịch tư pháp…) phải được hợp pháp hóa lãnh sự, sau đó dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch.
Các hồ sơ dịch sai, thiếu dấu chứng thực hoặc không hợp pháp hóa sẽ bị từ chối hồ sơ.
Trình tự nộp hồ sơ trực tuyến xin giấy phép lao động cho Trưởng Văn phòng đại diện
Theo quy trình thực tế hiện nay, việc nộp hồ sơ online được thực hiện như sau:
-
Truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn.
-
Đăng ký tài khoản tổ chức (dành cho văn phòng đại diện hoặc đơn vị có nhu cầu xin giấy phép).
-
Tải lên hồ sơ điện tử gồm toàn bộ giấy tờ bắt buộc, được quét định dạng PDF, kèm ảnh chân dung kích thước 4×6 của người được đề nghị cấp phép.
-
Hệ thống sẽ gửi thông báo xác nhận tiếp nhận hồ sơ qua email để người nộp theo dõi.
-
Sau khi hồ sơ được cơ quan thẩm quyền kiểm duyệt và chấp thuận, người nộp sẽ nhận thông báo phản hồi kết quả qua email.
-
Cuối cùng, đến trực tiếp cơ quan cấp phép để nhận kết quả, mang theo giấy ủy quyền hoặc giấy tờ tùy thân hợp lệ.
Thời hạn của giấy phép lao động
- Giấy phép lao động cho Trưởng văn phòng đại diện có thời hạn tối đa 02 năm.
- Có thể gia hạn một lần với thời gian không quá 02 năm.
- Hết thời hạn, nếu muốn tiếp tục làm việc, phải xin cấp lại từ đầu.
Trách nhiệm của văn phòng đại diện sau khi được cấp phép
- Giữ bản sao giấy phép lao động tại nơi làm việc.
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài định kỳ theo quy định.
- Thông báo khi có thay đổi về nhân sự hoặc khi người nước ngoài nghỉ việc.
Mức xử phạt nếu không xin giấy phép lao động
Theo quy định hiện hành:
-
Phạt từ 60 – 75 triệu đồng đối với tổ chức sử dụng người nước ngoài không có giấy phép.
-
Phạt từ 15 – 25 triệu đồng đối với người lao động nước ngoài làm việc không phép.
-
Ngoài ra, có thể bị buộc chấm dứt hợp đồng và trục xuất khỏi Việt Nam.
Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ
- Hồ sơ nên được chuẩn bị ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến làm việc.
- Tất cả bản dịch phải được dịch chính xác, công chứng đầy đủ.
- Người nộp hồ sơ phải có văn bản ủy quyền hợp lệ nếu không phải Trưởng văn phòng đại diện.
Quyền lợi sau khi được cấp giấy phép lao động
- Được làm việc hợp pháp và bảo vệ quyền lợi bởi pháp luật Việt Nam.
- Có thể xin thẻ tạm trú (TRC) với thời hạn tương ứng giấy phép lao động.
- Được tham gia bảo hiểm xã hội, y tế nếu ký hợp đồng lao động dài hạn.
Lợi ích khi thực hiện đúng quy định
- Đảm bảo hoạt động của văn phòng đại diện minh bạch, hợp pháp.
- Tăng uy tín doanh nghiệp nước ngoài với cơ quan quản lý Việt Nam.
- Giảm rủi ro về pháp lý, xử phạt và gián đoạn công việc.
Việc xin giấy phép lao động cho Trưởng văn phòng đại diện không quá phức tạp nếu được chuẩn bị kỹ lưỡng và đúng quy trình. Tuy nhiên, do tính đặc thù của hồ sơ nước ngoài (hợp pháp hóa, dịch thuật, xác nhận cử sang công tác…), nhiều doanh nghiệp chọn dịch vụ tư vấn trọn gói để tiết kiệm thời gian.
Tại TP.HCM, PNV – Dịch thuật & Pháp lý Lao động là đơn vị có hơn 17 năm kinh nghiệm hỗ trợ xin giấy phép lao động cho Trưởng văn phòng đại diện, với quy trình nhanh, chính xác, đúng quy định – giúp khách hàng yên tâm và hợp pháp hóa nhân sự nước ngoài trong thời gian ngắn nhất.