Trong bối cảnh Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng với quốc tế, số lượng người lao động nước ngoài đến làm việc tại Việt Nam tăng mạnh. Để bảo đảm tính pháp lý, minh bạch và đồng bộ trong việc công nhận các giấy tờ, bằng cấp, chứng chỉ do nước ngoài cấp, Nghị định 219/2025/NĐ-CP của Chính phủ (có hiệu lực từ ngày 07/8/2025) đã quy định rõ về việc hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực các giấy tờ. Đây là nội dung quan trọng mà doanh nghiệp và người lao động nước ngoài cần nắm rõ trước khi thực hiện thủ tục xin cấp hoặc gia hạn giấy phép lao động.
1. Căn cứ pháp lý
Theo Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, mọi giấy tờ của nước ngoài sử dụng trong hồ sơ xin cấp, cấp lại hoặc gia hạn giấy phép lao động và giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đều phải được hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam.
2. Khái niệm và ý nghĩa
-
Hợp pháp hóa lãnh sự: là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.
-
Chứng thực giấy tờ: là bước xác nhận bản dịch, bản sao phù hợp với bản gốc và đúng quy định, nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của hồ sơ nộp cho cơ quan chức năng Việt Nam.
Mục đích của quy định này là ngăn chặn việc sử dụng giấy tờ giả, sai thông tin và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả người lao động lẫn người sử dụng lao động tại Việt Nam.
3. Các trường hợp phải hợp pháp hóa lãnh sự
Theo quy định, các loại giấy tờ của nước ngoài sau đây phải hợp pháp hóa lãnh sự:
-
Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn, chứng nhận kinh nghiệm, văn bản bổ nhiệm hoặc xác nhận vị trí làm việc;
-
Giấy khám sức khỏe do cơ quan nước ngoài cấp;
-
Lý lịch tư pháp hoặc giấy xác nhận không có tiền án tiền sự;
-
Hợp đồng lao động, thư mời, hoặc văn bản cử người lao động sang Việt Nam.
Tuy nhiên, một số trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, ví dụ:
-
Khi Việt Nam và quốc gia cấp giấy tờ có điều ước quốc tế cùng tham gia quy định miễn;
-
Theo nguyên tắc có đi có lại;
-
Hoặc khi pháp luật Việt Nam có quy định miễn riêng biệt.
4. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực giấy tờ
Quy trình thực hiện gồm ba bước cơ bản:
Bước 1: Hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài hoặc tại Việt Nam
-
Người lao động hoặc doanh nghiệp cần mang giấy tờ ra Bộ Ngoại giao nước sở tại để chứng nhận chữ ký, con dấu.
-
Sau đó, nộp hồ sơ đến Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia đó để được hợp pháp hóa.
Bước 2: Dịch sang tiếng Việt
-
Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch sang tiếng Việt bởi đơn vị có chứng chỉ hành nghề dịch thuật hợp pháp.
Bước 3: Chứng thực bản dịch và bản sao
-
Bản dịch và bản sao giấy tờ nước ngoài cần được chứng thực tại Phòng Tư pháp hoặc văn phòng công chứng ở Việt Nam.
-
Nếu là bản sao, cần chứng thực với bản gốc trước khi dịch và chứng thực.
Lưu ý: Hồ sơ nộp cho cơ quan chức năng phải kèm cả bản dịch tiếng Việt đã chứng thực hợp lệ, nếu không sẽ bị từ chối xử lý.
5. Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp và người lao động
-
Kiểm tra kỹ xem quốc gia cấp giấy tờ có hiệp định miễn hợp pháp hóa lãnh sự với Việt Nam hay không để tiết kiệm thời gian.
-
Thời gian thực hiện hợp pháp hóa thường kéo dài từ 5 – 15 ngày làm việc, nên cần chuẩn bị trước.
-
Giấy tờ hợp pháp hóa chỉ có giá trị nếu còn nguyên vẹn, không bị tẩy xóa, sửa chữa.
-
Khi dịch thuật, nên dùng đơn vị dịch thuật công chứng uy tín để tránh sai sót làm ảnh hưởng đến việc cấp phép.
-
Trường hợp sử dụng dịch vụ nộp hồ sơ điện tử, cần tải lên bản scan rõ nét của giấy tờ đã được hợp pháp hóa và chứng thực.
Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực giấy tờ trong Nghị định 219/2025/NĐ-CP thể hiện sự chặt chẽ trong quản lý người lao động nước ngoài tại Việt Nam, đồng thời giúp doanh nghiệp và cơ quan chức năng dễ dàng xác minh tính xác thực của hồ sơ. Việc tuân thủ đầy đủ các yêu cầu này không chỉ giúp quá trình xin giấy phép lao động diễn ra nhanh chóng, mà còn là nền tảng pháp lý vững chắc để người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp và ổn định tại Việt Nam.