Ngày 4/7/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định 196/2025/NĐ-CP, sửa đổi và bổ sung nhiều quy định quan trọng của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự. Đây là bước tiến mới nhằm hiện đại hóa quy trình hành chính, phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số và yêu cầu thực tế của công dân và doanh nghiệp.
BỔ SUNG KHÁI NIỆM MỚI: BẢN ĐIỆN TỬ CỦA GIẤY TỜ, TÀI LIỆU
Nghị định 196/2025 lần đầu tiên đưa vào định nghĩa cụ thể “bản điện tử” của giấy tờ, tài liệu – cho phép nộp và xử lý tài liệu điện tử có ký số, từ đó mở đường cho việc chứng nhận lãnh sự điện tử.
So với trước đây: Nghị định 111/2011 chỉ chấp nhận tài liệu giấy.
THÊM PHƯƠNG THỨC NỘP HỒ SƠ: TRỰC TUYẾN QUA CỔNG DỊCH VỤ CÔNG
Người dân có thể nộp hồ sơ online, theo Điều 15a mới được bổ sung. Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có thể thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử, với kết quả trả về qua email hoặc thiết bị số.
So với nghị định cũ: Chỉ tiếp nhận hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện.
NGÔN NGỮ CHỨNG NHẬN: MỞ RỘNG LINH HOẠT HƠN
Tại Việt Nam và các cơ quan đại diện, ngôn ngữ chính thức là tiếng Việt và tiếng Anh. Tuy nhiên, ở nước ngoài, có thể sử dụng ngôn ngữ của quốc gia sở tại thay thế cho tiếng Anh nếu phù hợp.
THỜI GIAN GIẢI QUYẾT HỒ SƠ ĐƯỢC CỤ THỂ HÓA
Tùy theo số lượng giấy tờ, thời gian giải quyết được phân loại rõ:
-
1-4 giấy tờ: 1 ngày làm việc
-
5-9 giấy tờ: 2 ngày
-
Từ 10 giấy tờ trở lên: không quá 4 ngày
Đây là điểm minh bạch và tiến bộ hơn hẳn nghị định cũ, vốn không nêu rõ thời gian cụ thể.
RÕ RÀNG VỀ CÁC GIẤY TỜ BỊ TỪ CHỐI CHỨNG NHẬN
Theo Điều 10 sửa đổi, các loại giấy tờ sau sẽ không được chứng nhận lãnh sự:
-
Tài liệu giả mạo hoặc sai thẩm quyền
-
Có sửa chữa, tẩy xóa không hợp pháp
-
Không có chữ ký gốc hoặc con dấu gốc (nếu không phải bản điện tử)
-
Có nội dung xâm phạm lợi ích Nhà nước
-
Bản điện tử không có chữ ký số hợp lệ
CÁC TRƯỜNG HỢP MIỄN HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ ĐƯỢC MỞ RỘNG
Điều 9 bổ sung thêm các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, bao gồm:
-
Giấy tờ trong quan hệ “có đi có lại”
-
Giấy tờ được chuyển qua đường ngoại giao
-
Tài liệu cơ quan Việt Nam tự xác thực được tính hợp lệ
So với nghị định cũ: Các trường hợp miễn rất hạn chế, gây khó khăn thực tiễn.
THÊM QUY ĐỊNH TRẢ LẠI HỒ SƠ KHI KHÔNG XÁC MINH ĐƯỢC
Điều 10a mới bổ sung quy định rõ:
-
Nếu sau 30 ngày kể từ khi yêu cầu xác minh mà không có kết quả, cơ quan trả hồ sơ lại cho người nộp.
LẦN ĐẦU TIÊN CÓ QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ ĐIỆN TỬ
Mục 2a, Điều 15a quy định chi tiết:
-
Nộp hồ sơ, nhận kết quả hoàn toàn trên nền tảng số
-
Có mã hồ sơ theo dõi tiến độ
-
Kết quả trả về là bản điện tử có ký số và tem chứng nhận điện tử
Áp dụng từ 01/01/2026 – đây là cột mốc quan trọng đánh dấu quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực hành chính lãnh sự.
THAY ĐỔI PHÂN CẤP THẨM QUYỀN RÕ RÀNG HƠN
Nghị định 196 cho phép:
-
Bộ Ngoại giao phân cấp cho các cơ quan địa phương thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa
-
Đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ địa phương nhằm giảm tải trung ương
Trước đây: Thẩm quyền tập trung ở Bộ Ngoại giao và Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
QUY ĐỊNH MỚI VỀ LƯU TRỮ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ
Thêm quy định về việc:
-
Lưu trữ hồ sơ điện tử theo chuẩn văn bản hành chính
-
Cung cấp dữ liệu cho cơ quan chức năng khi cần thiết để điều tra, xét xử…
BỔ SUNG CÁC TRÁCH NHIỆM GIÁM SÁT VÀ QUẢN LÝ DỮ LIỆU
-
Kết nối dữ liệu hợp pháp hóa lãnh sự với Cổng Dịch vụ công quốc gia
-
Quản lý mẫu dấu, chữ ký, chức danh
-
Tăng cường tính minh bạch và phối hợp liên thông dữ liệu
THAY ĐỔI CỤM TỪ VÀ BÃI BỎ QUY ĐỊNH LỖI THỜI
-
Cụm từ “Bộ Ngoại giao” được thay bằng “Cơ quan có thẩm quyền trong nước” trong nhiều điều khoản
-
Bãi bỏ Điều 19 trong nghị định cũ – nội dung đã không còn phù hợp
QUY ĐỊNH CHUYỂN TIẾP RÕ RÀNG
-
Trường hợp nộp hồ sơ trước 3/8/2025 vẫn áp dụng Nghị định 111/2011
-
Từ 1/1/2026 bắt đầu thực hiện hoàn toàn hình thức điện tử đối với chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự
NGHỊ ĐỊNH 196/2025/NĐ-CP LÀ BƯỚC ĐỘT PHÁ QUAN TRỌNG
Nghị định 196/2025 không chỉ sửa đổi mang tính kỹ thuật mà còn đặt nền móng pháp lý cho chuyển đổi số quốc gia trong lĩnh vực hành chính lãnh sự, giúp:
-
Giảm thời gian chờ đợi
-
Tiện lợi hơn cho công dân ở nước ngoài
-
Minh bạch, rõ ràng, dễ tra cứu
Đây là cơ sở pháp lý thiết yếu để thúc đẩy hội nhập quốc tế, tạo thuận lợi cho công dân và doanh nghiệp Việt Nam trên toàn cầu.
VIỆC THỰC HIỆN THỦ TỤC CHỨNG NHẬN LÃNH SỰ, HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TẠI TPHCM TỪ THÁNG 8/2025
TPHCM đã chính thức triển khai áp dụng Nghị định số 196/2025/NĐ-CP của Chính phủ, cụ thể:
THÔNG BÁO TIẾNG VIỆT
PHÒNG LÃNH SỰ
THÔNG BÁO
—o0o—
Thực hiện Nghị định số 196/2025/NĐ-CP ngày 4/7/2025 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh xin thông báo như sau:
-
Thời gian áp dụng: Từ ngày 3 tháng 8 năm 2025
-
Theo khoản 5, Điều 11. Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan có thẩm quyền trong nước (Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh), thời hạn giải quyết hồ sơ như sau:
-
Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 01 đến 04 giấy tờ, tài liệu: 01 ngày làm việc;
-
Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 05 đến 09 giấy tờ, tài liệu: 02 ngày làm việc;
-
Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên: 04 ngày làm việc;
Trên cơ sở đó, Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ căn cứ vào số lượng hồ sơ thực tế của người nộp để xác định số ngày trả trên Phiếu tiếp nhận hồ sơ.
THÔNG BÁO TIẾNG ANH
ANNOUNCEMENTS
—o0o—
Pursuant to Decree No. 196/2025/NĐ-CP dated July 4, 2025 of the Government amending and supplementing a number of articles of Decree No. 111/2011/NĐ-CP dated December 5, 2011 on consular certification and legalization, the Ho Chi Minh City Department of Foreign Affairs hereby announces the following:
-
Effective Date: From August 3, 2025
-
According to Clause 5, Article 11 – Procedures for consular certification at competent domestic agencies (i.e. the Ho Chi Minh City Department of Foreign Affairs), the processing time for applications is as follows:
-
For dossiers containing 01 to 04 documents: 1 working day;
-
For dossiers containing 05 to 09 documents: 2 working days;
-
For dossiers containing 10 or more documents: 4 working days.
Based on this regulation, the receiving officer will determine the return date stated on the Application Receipt based on the actual number of documents submitted by the applicant.
TẢI TOÀN VĂN NGHỊ ĐỊNH 196/2025/NĐ-CP
Để được tư vấn và hướng dẫn, hỗ trợ thực hiện thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự tại TPHCM, các bạn hãy liên hệ với PNV nhé.