Ngày 27 tháng 10 năm 2025, Chính phủ ban hành Nghị định số 280/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Văn bản này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 11 năm 2025, và được xem là bước tiến lớn trong việc chuẩn hóa hoạt động chứng thực theo hướng điện tử hóa và minh bạch hơn.
Mục tiêu của Nghị định 280/2025/NĐ-CP
Nghị định 280/2025/NĐ-CP được ban hành nhằm:
-
Đẩy mạnh chuyển đổi số trong lĩnh vực chứng thực và quản lý hồ sơ.
-
Giảm bớt các thủ tục giấy tờ không cần thiết khi thông tin đã có trên hệ thống dữ liệu quốc gia.
-
Mở rộng quyền hạn cho các cơ quan, đơn vị được phép chứng thực.
-
Tăng cường tính pháp lý, độ tin cậy của bản sao, chứng thực chữ ký và hợp đồng giao dịch.
Những điểm sửa đổi lớn của Nghị định
1. Làm rõ định nghĩa về các hình thức chứng thực
Nghị định 280 đã làm rõ lại các khái niệm quan trọng như:
-
Chứng thực bản sao từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xác nhận bản sao đúng với bản chính.
-
Chứng thực chữ ký: xác nhận chữ ký trong văn bản, giấy tờ là của người yêu cầu chứng thực.
-
Chứng thực giao dịch, hợp đồng: xác nhận ý chí tự nguyện, năng lực pháp luật, năng lực hành vi của các bên khi ký kết.
2. Mở rộng thẩm quyền chứng thực
Các chủ thể được thực hiện chứng thực theo nghị định gồm:
-
Chủ tịch UBND cấp xã, người được phân công hoặc ủy quyền hợp pháp.
-
Công chứng viên tại các phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng.
-
Cán bộ ngoại giao, lãnh sự và các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
3. Giảm bớt giấy tờ nhờ dữ liệu điện tử
Khi thông tin của người yêu cầu đã có trên Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc ứng dụng VNeID, cơ quan chứng thực không được yêu cầu xuất trình lại bản chính.
Đây là điểm mới quan trọng, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho người dân.
Quy trình cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định mới
-
Chuẩn bị hồ sơ gồm giấy tờ tùy thân hợp lệ (CCCD, hộ chiếu, hoặc giấy tờ đi lại quốc tế).
-
Nộp hồ sơ trực tiếp, qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến thông qua cổng dịch vụ công.
-
Nhận kết quả bằng hình thức đã đăng ký: trực tiếp, bưu chính, hoặc qua tài khoản điện tử.
Nghị định mới cho phép thực hiện chứng thực và cấp bản sao hoàn toàn bằng phương thức điện tử trong tương lai gần.
Giá trị pháp lý của bản sao, chứng thực theo Nghị định
-
Bản sao cấp từ sổ gốc có giá trị pháp lý tương đương bản chính khi sử dụng trong giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
-
Chứng thực chữ ký xác nhận người ký văn bản chịu trách nhiệm về nội dung và tính hợp pháp của chữ ký.
-
Chứng thực hợp đồng, giao dịch đảm bảo các bên ký kết tự nguyện, đúng thẩm quyền và tuân thủ pháp luật.
Trách nhiệm và quyền hạn của UBND cấp xã
-
Chủ tịch UBND cấp xã có quyền thực hiện và chịu trách nhiệm quản lý hoạt động chứng thực trên địa bàn.
-
Phải bố trí cán bộ chuyên môn được đào tạo nghiệp vụ, đảm bảo đúng quy trình và thời gian giải quyết hồ sơ.
-
Định kỳ báo cáo kết quả, tình hình thực hiện về UBND cấp trên và Sở Tư pháp.
Quản lý nhà nước về chứng thực
-
UBND cấp tỉnh có trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra, giám sát hoạt động chứng thực tại địa phương.
-
Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm thống nhất quản lý nhà nước về chứng thực, bao gồm cả hệ thống chứng thực điện tử.
-
Các cơ quan công chứng phải đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ, số hóa dữ liệu, tránh thất lạc và giả mạo.
Ứng dụng công nghệ trong chứng thực
Nghị định 280/2025/NĐ-CP thúc đẩy việc áp dụng:
-
Hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử về chứng thực;
-
Kết nối với Cơ sở dữ liệu dân cư quốc gia, bảo hiểm xã hội, hộ tịch;
-
Tích hợp VNeID để xác minh danh tính điện tử, thay thế xuất trình bản giấy.
Đây là bước tiến quan trọng trong lộ trình xây dựng Chính phủ số và công dân số.
Hiệu lực thi hành và quy định chuyển tiếp
-
Nghị định có hiệu lực từ ngày 01 tháng 11 năm 2025.
-
Các hồ sơ chứng thực lập trước ngày này vẫn được tiếp tục sử dụng đến 31 tháng 12 năm 2025.
-
Một số quy định cũ tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Nghị định 07/2025/NĐ-CP bị bãi bỏ, thay thế hoàn toàn bằng nội dung mới của Nghị định 280.
Tác động của Nghị định 280/2025/NĐ-CP đến người dân và tổ chức
-
Giảm thiểu giấy tờ, đơn giản hóa quy trình chứng thực.
-
Khuyến khích người dân thực hiện chứng thực qua cổng dịch vụ công.
-
Giảm áp lực công việc cho cán bộ tiếp nhận hồ sơ tại UBND cấp xã.
-
Tăng cường tính minh bạch, tránh tình trạng làm giả hồ sơ.
Thách thức khi triển khai
-
Một số địa phương chưa hoàn thiện hạ tầng công nghệ, gây khó khăn trong triển khai chứng thực điện tử.
-
Cán bộ cơ sở cần được đào tạo thêm về quy trình, kỹ năng số.
-
Cần đồng bộ dữ liệu quốc gia để tránh sai lệch thông tin khi kiểm tra trực tuyến.
Tải Nghị định 280/2025/NĐ-CP
Nghị định 280/2025/NĐ-CP là một bước ngoặt trong cải cách thủ tục hành chính, đặc biệt trong lĩnh vực chứng thực và cấp bản sao điện tử. Nghị định không chỉ giúp người dân và tổ chức tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số toàn diện trong quản lý nhà nước. Để nghị định phát huy hiệu quả, các cơ quan, địa phương và người dân cần phối hợp đồng bộ, đảm bảo áp dụng đúng quy định và khai thác tối đa tiện ích của nền tảng số hóa mới.