Chứng thực bản dịch là một phần thiết yếu trong lĩnh vực dịch thuật pháp lý, có vai trò đảm bảo tính pháp lý cho các văn bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại. Với nhiều cập nhật quan trọng từ các văn bản pháp luật hiện hành, đặc biệt là theo Luật công chứng và các nghị định liên quan, việc nắm bắt quy định về chứng thực bản dịch mới nhất là điều cần thiết với cá nhân, doanh nghiệp và cả các tổ chức hành nghề công chứng. Trong bài viết này, PNV – đơn vị dịch thuật công chứng uy tín tại TP.HCM sẽ phân tích chi tiết về các quy định mới, khái niệm, thủ tục, người thực hiện chứng thực, cũng như cách tránh những sai sót phổ biến trong quá trình thực hiện.
Chứng thực bản dịch là gì?
Chứng thực bản dịch là quá trình xác nhận bản dịch từ một ngôn ngữ gốc sang ngôn ngữ khác là đúng với nội dung bản gốc. Điều này giúp bản dịch có giá trị sử dụng tương đương với bản gốc, đặc biệt trong các thủ tục hành chính, pháp lý, du học, định cư hoặc làm việc tại nước ngoài.
Tại Việt Nam, bản dịch chỉ được coi là hợp pháp nếu được chứng thực bởi một tổ chức có thẩm quyền như phòng công chứng, văn phòng công chứng, hoặc UBND cấp xã tùy từng loại giấy tờ và mục đích sử dụng.
Các loại chứng thực bản dịch hiện nay
Hiện nay, theo quy định pháp luật và thực tiễn tại các văn phòng công chứng, có các loại chứng thực bản dịch phổ biến sau:
- Chứng thực bản dịch tại văn phòng công chứng – Dành cho các tài liệu quan trọng, đòi hỏi độ chính xác cao và sử dụng cho các mục đích pháp lý như làm hồ sơ định cư, di trú, tư pháp, học bổng…
- Chứng thực bản dịch tại UBND xã/phường – Thường áp dụng cho các tài liệu cá nhân đơn giản như sơ yếu lý lịch, học bạ, giấy khai sinh…
- Chứng thực chữ ký người dịch – Một hình thức gián tiếp xác nhận bản dịch thông qua việc xác nhận chữ ký của người dịch đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền.
Căn cứ pháp lý mới nhất về chứng thực bản dịch
Các quy định về chứng thực bản dịch hiện nay chủ yếu dựa trên những văn bản pháp luật sau:
- Luật công chứng 2014
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ quy định về cấp bản sao, chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch
- Thông tư liên tịch 20/2015/TTLT-BTP-BNV-BTC hướng dẫn một số điều của Nghị định 23
Theo Điều 61 của Luật công chứng, việc dịch tài liệu để công chứng phải do người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện. Người phiên dịch phải đáp ứng điều kiện tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc tương đương và thông thạo ngôn ngữ cần dịch.
Quy định về người dịch và chứng thực chữ ký người dịch
Một điểm mấu chốt trong quy định về chứng thực bản dịch là người dịch phải đủ điều kiện, được tổ chức hành nghề công chứng ký hợp đồng cộng tác. Theo đó:
- Người dịch phải có bằng đại học ngành ngoại ngữ hoặc chuyên ngành có sử dụng ngôn ngữ cần dịch.
- Người dịch phải ký tên trên bản dịch và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung.
- Công chứng viên xác minh chữ ký người dịch và lập lời chứng, đóng dấu “Bản dịch” vào từng trang, đính kèm bản sao của tài liệu gốc, sau đó đóng dấu giáp lai.
PNV trả lời quy định về chứng thực bản dịch: Hiện nay chỉ người dịch có ký hợp đồng cộng tác với văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng mới được phép thực hiện bản dịch để chứng thực. Những bản dịch thực hiện bởi cá nhân không đủ điều kiện, không ký hợp đồng cộng tác hoặc không đăng ký chữ ký sẽ không được chứng thực.
Thủ tục công chứng bản dịch mới nhất
Khi muốn chứng thực một bản dịch, bạn cần thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
- Bản chính tài liệu cần dịch
- Bản dịch đã hoàn tất (nếu có)
- CMND/CCCD của người yêu cầu chứng thực
Bước 2: Thực hiện dịch (nếu chưa có bản dịch)
- Nếu khách hàng chưa có bản dịch, công chứng viên sẽ yêu cầu người phiên dịch của tổ chức dịch thuật cộng tác thực hiện bản dịch theo đúng quy trình.
Bước 3: Kiểm tra bản dịch và xác nhận chữ ký người dịch
- Công chứng viên kiểm tra và yêu cầu người phiên dịch ký vào từng trang.
- Sau đó ghi lời chứng, ký tên và đóng dấu pháp lý.
Bước 4: Nhận bản dịch đã chứng thực
- Khách hàng nhận bản dịch kèm bản sao tài liệu gốc, được đóng dấu giáp lai và đóng dấu “Bản dịch”.
Những lưu ý quan trọng khi chứng thực bản dịch
Để quá trình chứng thực bản dịch diễn ra nhanh chóng và hợp pháp, bạn cần chú ý các điểm sau:
- Không sử dụng bản scan, bản in lại nếu không có bản gốc để đối chiếu.
- Không tự ý dịch rồi đem đi công chứng nếu bạn không phải người có hợp đồng cộng tác với tổ chức công chứng.
- Không dùng các bản dịch không rõ người thực hiện, không có chữ ký.
- Đảm bảo thông tin trong bản dịch không bị thiếu sót hoặc sai lệch so với bản gốc.
- Thực hiện dịch và công chứng tại các đơn vị uy tín như PNV, nơi có đội ngũ dịch thuật được công chứng viên chứng nhận và đảm bảo hợp lệ.
Thời gian chứng thực bản dịch mất bao lâu?
Thông thường, việc chứng thực một bản dịch chỉ mất từ 2 đến 4 giờ nếu hồ sơ đầy đủ và rõ ràng. Tuy nhiên, với các ngôn ngữ hiếm hoặc tài liệu đặc thù như tài chính, pháp lý, kỹ thuật, thời gian có thể kéo dài hơn.
Lệ phí và thù lao chứng thực bản dịch
Lệ phí chứng thực bản dịch được nhà nước quy định theo biểu phí công chứng. Ngoài ra, người dịch có thể được nhận thêm thù lao dịch thuật, được thỏa thuận trước với khách hàng tùy độ khó và thời gian xử lý.
Chứng thực bản dịch có giá trị pháp lý như thế nào?
Theo Điều 5 Luật công chứng, bản dịch được chứng thực có giá trị như tài liệu gốc trong các thủ tục hành chính và pháp lý, bao gồm cả tố tụng, hồ sơ công chứng, hồ sơ xin cấp phép, v.v.
Có thể sử dụng bản dịch cá nhân để chứng thực không?
Không. Chỉ các bản dịch do người có đủ điều kiện pháp lý (cộng tác viên đã đăng ký) thực hiện mới đủ điều kiện để chứng thực tại tổ chức hành nghề công chứng.
Xử lý sai sót trong bản dịch đã chứng thực như thế nào?
Nếu phát hiện lỗi kỹ thuật trong bản dịch đã chứng thực, người yêu cầu có thể đề nghị sửa lỗi tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện chứng thực ban đầu. Mọi sửa đổi phải được công chứng viên ghi chú rõ ràng và có chữ ký, con dấu xác nhận.
Chứng thực bản dịch dùng được ở nước ngoài không?
Tùy theo yêu cầu từng quốc gia, bản dịch có thể cần thêm hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận Apostille sau khi chứng thực tại Việt Nam. PNV hỗ trợ dịch vụ này nếu khách hàng có nhu cầu.
Khi nào nên chọn dịch và chứng thực tại PNV?
PNV là đơn vị hàng đầu tại TP.HCM chuyên cung cấp dịch vụ dịch thuật công chứng đa ngôn ngữ. Với đội ngũ phiên dịch viên chuyên môn cao, được ký hợp đồng cộng tác với nhiều văn phòng công chứng uy tín, PNV đảm bảo bản dịch của bạn luôn đúng luật, đúng ngữ pháp và được chứng thực hợp lệ.
Các lý do nên chọn PNV:
- Dịch thuật chuẩn xác, có đối chiếu pháp lý và ngôn ngữ học
- Thời gian xử lý nhanh chóng, chỉ từ 2–4 giờ cho tài liệu phổ biến
- Đội ngũ phiên dịch viên có bằng cấp chính quy, thông thạo nhiều chuyên ngành
- Có dịch vụ lấy dấu chứng thực tại phòng công chứng Nhà nước hoặc tư nhân
Câu hỏi thường gặp về chứng thực bản dịch
1. Chứng thực bản dịch khác gì công chứng bản dịch?
Công chứng bản dịch thường chỉ diễn ra tại các văn phòng công chứng, còn chứng thực bản dịch có thể thực hiện tại UBND xã/phường nếu đủ điều kiện.
2. Người không có bằng đại học ngoại ngữ có được dịch để chứng thực không?
Không. Chỉ người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc tương đương và ký hợp đồng cộng tác với tổ chức hành nghề công chứng mới được dịch để chứng thực.
3. Bản sao có được dùng để chứng thực bản dịch không?
Có, nhưng phải kèm bản chính để đối chiếu khi chứng thực bản dịch.
4. Có thể dùng bản sao thay cho bản chính khi chứng thực bản dịch không?
Có thể, nhưng chỉ khi bạn mang theo bản chính để đối chiếu tại tổ chức công chứng. Bản sao (bản photocopy, scan hoặc in lại) sẽ được đóng dấu giáp lai kèm bản dịch nếu bản chính hợp lệ và được đối chiếu đúng. Trong trường hợp không có bản gốc, tổ chức công chứng sẽ từ chối chứng thực bản dịch.
5. Tôi có thể tự dịch tài liệu và mang đi chứng thực không?
Không. Theo quy định pháp luật hiện hành, chỉ người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng mới được phép dịch để chứng thực. Dù bạn có giỏi ngoại ngữ hoặc là người bản xứ, nhưng nếu không ký hợp đồng cộng tác với đơn vị công chứng thì bản dịch của bạn không được công chứng viên ký chứng thực.
6. Bản dịch sai sót có được sửa không?
Có. Tuy nhiên, việc sửa chỉ được thực hiện với lỗi kỹ thuật như chính tả, đánh máy, dấu câu… mà không làm thay đổi nội dung, ý nghĩa bản dịch. Mọi sửa chữa phải được ghi chú, ký tên và đóng dấu bởi công chứng viên. Nếu muốn điều chỉnh nội dung, bạn cần dịch lại từ đầu và thực hiện chứng thực mới.
7. Chứng thực bản dịch có thời hạn không?
Không có thời hạn cụ thể cho bản dịch đã được chứng thực, trừ khi văn bản gốc có thời hạn hoặc bên tiếp nhận yêu cầu thời gian cụ thể (ví dụ: trong hồ sơ du học, visa, đấu thầu…). Do đó, hãy kiểm tra yêu cầu của bên nhận hồ sơ để đảm bảo thời gian sử dụng hợp lệ. Tuy nhiên, theo thường lệ thì có thời hạn 6 tháng kể từ ngày chứng thực.
8. Chứng thực bản dịch có thể dùng tại nước ngoài không?
Thông thường, sau khi được chứng thực tại Việt Nam, bản dịch có thể được sử dụng tại nước ngoài nếu thực hiện thêm bước hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận Apostille. PNV có hỗ trợ khách hàng chuẩn bị hồ sơ để sử dụng tại lãnh sự quán các nước.
9. Cần chuẩn bị những gì khi đến chứng thực bản dịch?
Bạn cần chuẩn bị: (1) bản chính giấy tờ cần dịch hoặc bản sao y bản chính có chứng thực của UBND phường/quận/phòng công chứng tư, (2) nếu có bản dịch sẵn thì phải do cộng tác viên thực hiện và ký tên. Tốt nhất, bạn nên sử dụng trọn gói dịch vụ dịch thuật và chứng thực tại PNV để đảm bảo tính hợp lệ.
10. Tôi muốn chứng thực nhanh trong ngày, có được không?
PNV hỗ trợ chứng thực hỏa tốc trong vòng 2–4 giờ với các loại giấy tờ thông dụng như: hộ chiếu, CMND, học bạ, bằng cấp, giấy đăng ký kết hôn… Tuy nhiên, đối với tài liệu hiếm hoặc chuyên ngành, thời gian có thể kéo dài tùy ngôn ngữ và yêu cầu xác minh.
11. Chứng thực tại PNV có hợp lệ giống như tại phòng công chứng nhà nước không?
Hoàn toàn hợp lệ. Công ty dịch thuật PNV hợp tác với nhiều văn phòng công chứng và phòng công chứng nhà nước. Các bản dịch được thực hiện bởi cộng tác viên đã đăng ký và được công chứng viên chứng thực đúng quy trình, đúng pháp luật.
Trong bối cảnh hội nhập sâu rộng, nhu cầu dịch thuật và chứng thực bản dịch ngày càng cao. Việc nắm vững quy định về chứng thực bản dịch giúp cá nhân và tổ chức chủ động chuẩn bị hồ sơ đúng pháp luật, tránh sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí. PNV tự hào là đơn vị luôn đồng hành, tư vấn và cung cấp dịch vụ chứng thực bản dịch chuẩn xác, chuyên nghiệp, đúng pháp luật, đúng nhu cầu.