Công chứng bản dịch là một khâu quan trọng trong các thủ tục pháp lý, hành chính, giáo dục, thương mại quốc tế… Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn mơ hồ về việc ai có thẩm quyền công chứng bản dịch tiếng nước ngoài và cần những điều kiện gì để bản dịch đó được chứng thực hợp pháp. Bài viết này sẽ làm rõ những vấn đề liên quan đến thẩm quyền công chứng chứng thực, giúp bạn đọc hiểu đúng và đủ khi cần thực hiện công việc này tại Việt Nam.
Thẩm quyền công chứng bản dịch được pháp luật quy định như thế nào?
Theo Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP, việc công chứng bản dịch phải được thực hiện bởi các tổ chức hành nghề công chứng hợp pháp, bao gồm:
- Văn phòng công chứng – đơn vị tư nhân do công chứng viên thành lập theo mô hình công ty hợp danh, gọi là Văn phòng công chứng (VPCCTN) hoặc Phòng công chứng (PCC)
- Phòng công chứng – đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp;
Cả hai loại hình này đều có thẩm quyền công chứng bản dịch, tức là được phép chứng nhận tính chính xác, hợp pháp của bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc ngược lại.
Ai là người được phép dịch tài liệu để công chứng?
Việc dịch các giấy tờ để công chứng không thể tùy tiện thực hiện bởi bất kỳ ai. Theo luật định, chỉ những người sau mới có thẩm quyền dịch hợp lệ:
- Người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng, được công chứng viên kiểm tra và chịu trách nhiệm;
- Người này phải tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác nhưng thông thạo ngôn ngữ dịch;
- Ký xác nhận vào từng trang bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của nội dung dịch.
Như vậy, điều kiện bản dịch được công chứng bao gồm: có bản chính để đối chiếu, bản dịch do người có năng lực dịch thuật thực hiện và được công chứng viên xác nhận đúng quy trình.
PNV trả lời: cơ quan nào có thẩm quyền công chứng bản dịch?
Công ty dịch thuật PNV nhận được rất nhiều câu hỏi từ khách hàng xoay quanh vấn đề: “Ai có thẩm quyền công chứng bản dịch tiếng nước ngoài?” hoặc “Nộp hồ sơ ở đâu thì được chứng thực bản dịch hợp pháp?” Câu trả lời đầy đủ bao gồm các trường hợp sau:
1. Trong nước – tại Việt Nam:
- Phòng Tư pháp cấp quận/huyện: Có thẩm quyền chứng thực chữ ký người dịch trong trường hợp người dịch đã đăng ký mẫu chữ ký tại phòng tư pháp đó. Tuy nhiên, hình thức này chỉ áp dụng trong phạm vi chứng thực – không phải công chứng – và chủ yếu được dùng với bản dịch tiếng nước ngoài sang tiếng Việt phục vụ các thủ tục hành chính nội địa.
- Văn phòng công chứng (VPCCTN) hoặc Phòng công chứng (PCC): Có thẩm quyền công chứng bản dịch với điều kiện bản dịch được thực hiện bởi cộng tác viên dịch thuật của tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên sẽ kiểm tra nội dung, xác nhận người dịch và ghi lời chứng – giúp bản dịch có giá trị pháp lý đầy đủ, được sử dụng rộng rãi trong các thủ tục tư pháp, du học, định cư, xuất cảnh, đấu thầu quốc tế…
2. Ngoài nước – tại các quốc gia có cơ quan đại diện Việt Nam:
Ngoài các cơ quan trong nước, một số trường hợp đặc biệt – như công dân Việt Nam sinh sống, học tập hoặc làm việc ở nước ngoài – có thể thực hiện công chứng, chứng thực bản dịch tại Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở quốc gia sở tại (gọi tắt là Cơ quan đại diện).
Theo Điểm a, b và c Khoản 1 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Cơ quan đại diện có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc sau:
- Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
- Chứng thực bản dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài và ngược lại.
Việc chứng thực sẽ do viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ký xác nhận và đóng dấu pháp lý của cơ quan, đảm bảo hiệu lực pháp lý tương đương như thực hiện trong nước.
Khi nào nên sử dụng cơ quan đại diện để công chứng bản dịch?
- Khi bạn đang ở nước ngoài và không thể trực tiếp về Việt Nam để thực hiện dịch và công chứng giấy tờ;
- Khi cần công chứng giấy tờ phục vụ cho việc nộp hồ sơ cho cơ quan nhà nước Việt Nam hoặc đối tác tại Việt Nam;
- Khi các cơ quan, trường học, công ty tại quốc gia sở tại yêu cầu giấy tờ có chứng thực bởi cơ quan ngoại giao Việt Nam.
Tóm lại, cơ quan có thẩm quyền công chứng hoặc chứng thực bản dịch tiếng nước ngoài không chỉ giới hạn trong lãnh thổ Việt Nam mà còn bao gồm các đại sứ quán, lãnh sự quán và cơ quan lãnh sự Việt Nam tại nước ngoài. Với kiến thức pháp lý rõ ràng và kinh nghiệm xử lý hồ sơ thực tiễn, PNV sẵn sàng tư vấn, hướng dẫn thủ tục và thực hiện bản dịch phù hợp với từng trường hợp cụ thể, từ trong nước cho đến quốc tế.
Thẩm quyền công chứng dịch thuật và chứng thực có khác nhau?
Nhiều người nhầm lẫn giữa “công chứng bản dịch” và “chứng thực bản dịch”, dù mục đích pháp lý có phần tương đồng nhưng bản chất và cơ quan thực hiện lại khác biệt:
- Công chứng bản dịch: Do công chứng viên tại phòng công chứng hoặc văn phòng công chứng thực hiện. Có giá trị pháp lý cao, dùng trong hầu hết các thủ tục hành chính, tư pháp, định cư, du học…
- Chứng thực bản dịch: Do phòng tư pháp cấp quận/huyện thực hiện, chủ yếu áp dụng cho bản dịch tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
Hiểu rõ sự khác biệt này giúp bạn chọn đúng dịch vụ và tránh rủi ro pháp lý không đáng có. Xem thêm dịch tiếng Trung
Cơ quan nào công chứng bản dịch tiếng nước ngoài chuẩn xác nhất?
Trên thực tế, hầu hết các văn phòng công chứng tư nhân hiện nay đều có đội ngũ cộng tác viên dịch thuật chuyên nghiệp, đáp ứng đầy đủ điều kiện luật định. Tuy nhiên, bạn nên lựa chọn những đơn vị có:
- Đăng ký hoạt động hợp pháp;
- Đội ngũ cộng tác viên dịch thuật có hồ sơ rõ ràng;
- Kinh nghiệm thực tế và khả năng xử lý nhiều ngôn ngữ khác nhau;
- Quan hệ phối hợp chặt chẽ với các cơ quan nhà nước, thuận tiện cho việc nộp hồ sơ và hợp pháp hóa.
PNV là một trong những đơn vị được nhiều phòng công chứng và phòng tư pháp hợp tác lâu năm, chuyên nhận dịch và chuyển tiếp hồ sơ đúng chuẩn để khách hàng yên tâm sử dụng trong nước và quốc tế.
Điều kiện để bản dịch được công chứng hợp lệ
Để bản dịch được công chứng, cần đảm bảo các yếu tố sau:
- Có bản gốc hợp lệ: Bản chính giấy tờ là cơ sở để đối chiếu và xác nhận bản dịch.
- Người dịch có đủ điều kiện và được cơ quan công chứng chấp thuận.
- Dịch chính xác, đầy đủ, không sai lệch nội dung so với bản gốc.
- Có đầy đủ chữ ký, lời chứng, dấu giáp lai và dấu “bản dịch” theo quy định pháp luật.
Thiếu một trong những yếu tố trên, bản dịch của bạn có thể bị từ chối khi nộp cho cơ quan nhà nước hoặc tổ chức nước ngoài.
Những hành vi không được phép trong công chứng bản dịch
Luật cũng quy định rõ những điều nghiêm cấm trong hoạt động công chứng, bao gồm:
- Sử dụng bản dịch sai sự thật;
- Công chứng viên thực hiện công chứng trái thẩm quyền hoặc vì lợi ích cá nhân;
- Người phiên dịch thiếu năng lực, dịch sai lệch cố tình;
- Tổ chức hành nghề công chứng không đủ điều kiện nhận công chứng dịch thuật.
Khi phát hiện các hành vi này, người dân có thể yêu cầu cơ quan chức năng kiểm tra và xử lý theo luật định.
Có được tự mang bản dịch đến văn phòng công chứng?
Câu trả lời là không nên và thường sẽ bị từ chối. Nếu bạn tự dịch và mang bản dịch đến công chứng mà không có tư cách cộng tác viên dịch thuật đã đăng ký, công chứng viên không thể chứng nhận cho bạn. Vì vậy:
- Nếu bạn là người dịch, bạn cần đăng ký chữ ký mẫu với phòng tư pháp (trường hợp chứng thực);
- Nếu bạn muốn dịch nhanh, chính xác và được công chứng ngay, hãy để đơn vị dịch thuật có liên kết công chứng như PNV xử lý toàn bộ quy trình.
Công chứng bản dịch – không phải ai cũng làm được
Với các yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt, việc công chứng bản dịch không thể thực hiện tùy tiện. Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền công chứng bản dịch tiếng nước ngoài không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo giá trị pháp lý cho hồ sơ của mình.
Hãy chọn những đơn vị có kinh nghiệm như PNV để được tư vấn đúng quy định, đảm bảo thẩm quyền công chứng chứng thực rõ ràng và tránh rủi ro trong quá trình sử dụng tài liệu đã dịch.