Trong bối cảnh Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng với quốc tế, việc sử dụng lao động nước ngoài trở nên phổ biến tại nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp lao động nước ngoài đều phải xin cấp giấy phép lao động. Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và giảm bớt thủ tục hành chính cho người sử dụng lao động, Nhà nước đã ban hành cơ chế cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động. Đây là thủ tục quan trọng, giúp các doanh nghiệp và người lao động nước ngoài xác định rõ ràng tình trạng pháp lý, tạo thuận lợi cho quá trình làm việc tại Việt Nam.
Cơ sở pháp lý thủ tục
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14;
- Nghị định số 219/2025/NĐ-CP ngày 07 tháng 8 năm 2025 của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Thành phần hồ sơ
Theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP: thành phần hồ sơ cần có:
Trong thời hạn 60 ngày và không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người LĐNN dự kiến làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ
- Văn bản đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ (Mẫu số 01, phụ lục ban hành kèm Nghị định số 219/2025/NĐ-CP);
- Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám chữa bệnh có đủ điều kiện cấp (còn giá trị trong 12 tháng kể từ ngày ký kết luận sức khỏe đến ngày nộp hồ sơ).
Trường hợp giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp: chỉ sử dụng khi Việt Nam và quốc gia/vùng lãnh thổ đó có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau; phải hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn) và dịch công chứng/chứng thực sang tiếng Việt;
- 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính);
- Hộ chiếu còn thời hạn;
- Giấy tờ chứng minh người LĐNN không thuộc diện cấp GPLĐ là một trong các giấy tờ sau:
(i) Đối với trường hợp quy định tại khoản 3 Điều 154 Bộ luật Lao động hoặc một trong các trường hợp quy định tại các khoản 9, 14 và 15 Điều 7 Nghị định này phải có văn bản của cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định của pháp luật.
(ii) Đối với trường hợp quy định tại khoản 7 Điều 154 của Bộ luật Lao động hoặc một trong các trường hợp quy định tại các khoản 4, 6, 7, 11 và 12 Điều 7 Nghị định này phải có văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người LĐNN kèm thỏa thuận hoặc điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.
(iii) Đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định này phải có văn bản chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định tại Điều 19 Nghị định này kèm theo văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người LĐNN ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam và xác nhận đã được người sử dụng lao động tại nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi vào Việt Nam làm việc.
Ghi chú làm rõ các khoản mục trong thành phần hồ sơ
[1] Khoản 3 Điều 154 Bộ luật Lao động: Là Trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam; [1] Các trường hợp quy định tại các khoản 9, 14 và 15 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:(9). Có hộ chiếu công vụ vào làm việc cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội.
(14). Được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận vào Việt Nam để thực hiện các công việc sau:
- a) Giảng dạy, nghiên cứu, chuyển giao chương trình giáo dục quốc tế;
- b) Làm nhà quản lý, giám đốc điều hành, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam.
(15). Được các bộ, cơ quan ngang bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xác nhận vào Việt Nam làm việc trong các lĩnh vực: tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội.
[1] Khoản 7 Điều 154 Bộ luật Lao động: Trường hợp theo quy định của điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên;
[1] Các khoản 4, 6, 7, 11 và 12 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:(4). Vào Việt Nam để cung cấp dịch vụ tư vấn về chuyên môn và kỹ thuật hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác phục vụ cho công tác nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, theo dõi đánh giá, quản lý và thực hiện chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức theo quy định hay thỏa thuận trong các điều ước quốc tế về nguồn hỗ trợ phát triển chính thức đã ký kết giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài.
(6). Được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cử sang Việt Nam giảng dạy, làm nhà quản lý, giám đốc điều hành tại cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam hoặc các cơ sở, tổ chức được thành lập theo các điều ước quốc tế mà Việt Nam đã ký kết, tham gia.
(7). Học sinh, sinh viên, học viên nước ngoài đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở Việt Nam hoặc nước ngoài có thỏa thuận thực tập hoặc thư mời làm việc cho người sử dụng lao động tại Việt Nam; học viên thực tập, tập sự trên tàu biển Việt Nam.
(11). Tình nguyện viên làm việc tại Việt Nam theo hình thức tự nguyện và không hưởng lương để thực hiện điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên và có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế tại Việt Nam.
(12). Vào Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết theo quy định của pháp luật.
[1] Điểm b khoản 13 Điều 7 Nghị định 219/2025/NĐ-CP: Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp [1] Văn bản chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật theo quy định tại Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:* Đối với vị trí công việc là nhà quản lý: gồm một trong các giấy tờ
(a) Điều lệ công ty và giấy tờ chứng minh là nhà quản lý hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với các vị trí là nhà quản lý theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp;
(b) Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
* Đối với vị trí công việc là giám đốc điều hành: gồm một trong các giấy tờ
(a) Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện hoặc giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp;
(b) Điều lệ công ty hoặc văn bản quy định về cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức; văn bản xác nhận người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.
* Đối với vị trí công việc là chuyên gia: gồm một trong các giấy tờ
(a) Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của chuyên gia đó.
(b) Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia, lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội hoặc theo thoả thuận hợp tác của Chính phủ Việt Nam và văn bản xác nhận người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của chuyên gia đó.
* Đối với vị trí công việc là lao động kỹ thuật: gồm một trong các giấy tờ
(a) Văn bằng, chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận chứng minh đào tạo ít nhất 01 năm và văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của lao động kỹ thuật đó.
(b) Văn bản xác nhận của người sử dụng lao động tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm làm việc của lao động kỹ thuật đó.
Chú ý: Trường hợp người lao động nước ngoài đã làm việc tại Việt Nam được sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam đối với vị trí công việc là giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật;
Lưu ý: Hợp pháp hóa lãnh sự và chứng thực các giấy tờ
- Các giấy tờ trong hồ sơ cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ đối với người LĐNN nếu của nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật.
- Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp giấy tờ là bản sao phải được chứng thực với bản gốc trước khi dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp người LĐNN đã làm việc tại Việt Nam thì được sử dụng GPLĐ hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh số năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực phù hợp với vị trí công việc mà người LĐNN dự kiến làm việc tại Việt Nam.
Trình tự thực hiện thủ tục
- Trong thời hạn 60 ngày và không ít hơn 10 ngày tính đến ngày người LĐNN dự kiến làm việc, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua uỷ quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người LĐNN dự kiến làm việc.
- Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ.
Thời gian và kết quả giải quyết thủ tục
- Thời gian giải quyết:
- 05 ngày làm việc đối với hồ sơ được cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ
- 03 ngày làm việc đối với hồ sơ không được cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ
- Kết quả: giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ (mẫu số 02, phụ lục kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP).
Thủ tục cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động là bước cần thiết để đảm bảo sự minh bạch, đúng pháp luật trong quá trình tiếp nhận và sử dụng lao động nước ngoài. Việc nắm rõ cơ sở pháp lý, thành phần hồ sơ, trình tự thực hiện và thời gian giải quyết không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động. Người sử dụng lao động nên chủ động chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, đồng thời theo dõi sát sao tiến trình giải quyết để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho cả doanh nghiệp và người lao động nước ngoài.