Việc quản lý và cấp giấy phép lao động cho đối tượng này không chỉ nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn tạo hành lang pháp lý rõ ràng, minh bạch cho cả người lao động và người sử dụng lao động. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc, có những trường hợp giấy phép lao động cần được cấp lại do thay đổi thông tin hoặc bị mất, hư hỏng. Để đáp ứng yêu cầu này, pháp luật Việt Nam đã quy định rõ ràng về thủ tục cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài, giúp các bên dễ dàng thực hiện và bảo đảm quyền lợi hợp pháp.
Văn bản pháp lý
Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14;- Nghị định số 219/2025/NĐ-CP ngày 07 tháng 8 năm 2025 của Chính phủ quy định về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Điều kiện xin cấp lại giấy phép lao động
Giấy phép lao động còn thời hạn thuộc một trong các trường hợp:
- Có thay đổi một trong các nội dung ghi trong giấy phép lao động còn thời hạn: họ và tên; quốc tịch; số hộ chiếu; đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động;
- Bị mất hoặc bị hư hỏng không sử dụng được.
Thành phần hồ sơ xin cấp lại giấy phép lao động
Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động khi có thay đổi một trong các nội dung ghi trong giấy phép lao động còn thời hạn, gồm:
- Văn bản đề nghị cấp lại giấy phép lao động của người sử dụng lao động (Mẫu số 03, phụ lục ban hành kèm Nghị định số 219/2025/NĐ-CP).
- 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
- Giấy tờ chứng minh việc thay đổi một trong các nội dung ghi trong giấy phép lao động còn thời hạn: họ và tên; quốc tịch; số hộ chiếu; đổi tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh của người sử dụng lao động.
- Giấy phép lao động còn thời hạn, trừ trường hợp bị mất hoặc bị hư hỏng không sử dụng được.
Lưu ý khi làm thủ tục
Các giấy tờ trong hồ sơ cấp lại giấy phép lao động đối với người lao động nước ngoài nếu của nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật.
Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp giấy tờ là bản sao phải được chứng thực với bản gốc trước khi dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật.
Trình tự thực hiện thủ tục xin cấp lại giấy phép lao động
- Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị cấp lại giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.
- Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền cấp lại giấy phép lao động.
Thời gian và kết quả giải quyết thủ tục
- Thời gian giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Kết quả: Giấy phép lao động (mẫu số 04, phụ lục kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP)
Có thể thấy, thủ tục cấp lại giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài đã được quy định chi tiết từ điều kiện, hồ sơ đến quy trình giải quyết, tạo thuận lợi tối đa cho người sử dụng lao động cũng như người lao động. Việc tuân thủ đúng các yêu cầu pháp lý không chỉ đảm bảo quá trình làm việc diễn ra hợp pháp mà còn góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp, minh bạch trong hoạt động tuyển dụng và quản lý nhân sự quốc tế tại Việt Nam. Do đó, các doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ quy định này để thực hiện đúng và kịp thời, tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.