Để bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động nước ngoài (LĐNN) và sự quản lý minh bạch của doanh nghiệp, pháp luật Việt Nam quy định rõ ràng về việc cấp, cấp lại và gia hạn giấy phép lao động. Đặc biệt, thủ tục gia hạn giấy phép lao động giữ vai trò quan trọng nhằm giúp người lao động tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam mà không bị gián đoạn. Các quy định chi tiết trong Nghị định số 219/2025/NĐ-CP đã xác định rõ điều kiện, hồ sơ, trình tự và thời hạn giải quyết, tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho cả doanh nghiệp và người lao động.
Cơ sở pháp lý thủ tục gia hạn giấy phép lao động
- Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14;
- Nghị định số 219/2025/NĐ-CP ngày 07 tháng 8 năm 2025 của Chính phủ quy định về người LĐNN làm việc tại Việt Nam.
Thành phần hồ sơ gia hạn giấy phép lao động theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP
Theo Điều 27 Nghị định số 219/2025/NĐ-CP thành phần hồ sơ gia hạn giấy phép lao động gồm:
Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, gồm:
- Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng LĐNN và đề nghị gia hạn GPLĐ (Mẫu số 03, phụ lục ban hành kèm Nghị định số 219/2025/NĐ-CP).
Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám chữa bệnh có đủ điều kiện cấp (còn giá trị trong 12 tháng kể từ ngày ký kết luận sức khỏe đến ngày nộp hồ sơ). - Trường hợp giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp: chỉ sử dụng khi Việt Nam và quốc gia/vùng lãnh thổ đó có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau; phải hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn) và dịch công chứng/chứng thực sang tiếng Việt.
- 02 ảnh màu (kích thước 4 cm x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính).
- Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp.
- Hộ chiếu còn thời hạn.
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài trừ trường hợp người lao động nước ngoài làm việc theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động, là một trong các giấy tờ sau:
(i) Một trong các giấy tờ quy định tại điểm b, d, đ và e khoản 6 Điều 18 Nghị định này;
- Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, xã hội/ Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam: Văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết;
- Chào bán dịch vụ: văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ;
- Được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc;
- Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần, chủ sở hữu, thành viên của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng: giấy tờ chứng minh là nhà quản lý theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định này.
(ii) Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam đối với trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp (quy định tại điểm b khoản 1 Điều 2 Nghị định này);
(iii) Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài đối với trường hợp nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng (quy định tại điểm d khoản 1 Điều 2 Nghị định này).
Lưu ý chung
Các giấy tờ đối với người lao động nước ngoài nếu của nước ngoài phải hợp pháp hóa lãnh sự trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà nước CHXHCN Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật.
Giấy tờ đã được hợp pháp hóa lãnh sự phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật. Trường hợp giấy tờ là bản sao phải được chứng thực với bản gốc trước khi dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật.
Trình tự thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép lao động
Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi hết hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính công ích hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân hoặc qua ủy quyền đến Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài đang làm việc.
Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương chuyển hồ sơ theo quy định của pháp luật về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại bộ phận một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền gia hạn giấy phép lao động.
Thời gian và kết quả giải quyết thủ tục
Thời gian giải quyết: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Kết quả: Giấy phép lao động (mẫu số 04, phụ lục kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP)
Như vậy, việc nắm rõ quy trình gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài là yêu cầu thiết yếu để bảo đảm tính liên tục trong công việc và tuân thủ pháp luật. Các quy định tại Nghị định số 219/2025/NĐ-CP không chỉ đơn giản hóa thủ tục mà còn nâng cao tính minh bạch, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp cũng như người lao động quốc tế. Doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị hồ sơ đúng thời hạn và đầy đủ, qua đó giúp người lao động nước ngoài duy trì tình trạng hợp pháp tại Việt Nam, đồng thời góp phần nâng cao uy tín, tính chuyên nghiệp trong hoạt động hợp tác lao động quốc tế.