Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bản dịch hiện nay

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bản dịch không phải là thủ tục đơn giản. Đây là thủ tục có tính pháp lý cao nhằm thừa nhận những tài liệu mang yếu tố nước ngoài được sử dụng ở Việt Nam. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự yêu cầu phải thông qua giai đoạn phiên dịch theo yêu cầu và quy định.

Tài liệu, giấy tờ nước ngoài sẽ được thể hiện dưới dạng ngôn ngữ nước ngoài. Một số loại giấy tờ như; giấy khai sinh, giấy chứng nhận độc thân… không chỉ thông qua việc dịch ngôn ngữ mà có giá trị sử dụng. Để sử dụng những giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bản dịch.

Bản dịch là gì?

Bản dịch chính là văn bản được dịch từ tiếng nước ngoài ra tiếng Việt dựa trên bản gốc/bản chính, sau khi định dạng và dịch thuật thì in ra.

Ngoài nội dung phần dịch thì bản dịch còn có phần xác nhận dịch công chứng hoặc chứng thực dịch thuật. Phần này sẽ thể hiện cam kết của người dịch, chữ ký của người dịch, xác nhận của Phòng tư pháp nhà nước bằng chữ ký và con dấu của Trưởng phòng tư pháp/Phó Phòng tư pháp.

Bên cạnh bản dịch tài liệu nước ngoài không thể thiếu văn bản gốc để đối chiếu với bản dịch. Ở phần văn bản gốc phải có chữ ký và con dấu hợp pháp theo quy định pháp luật liên quan đến hợp pháp hóa lãnh sự bản dịch.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam tiến hành xác nhận chữ ký, con dấu và chức danh của người ký trên văn bản, tài liệu, giấy tờ nước ngoài để công nhận giá trị sử dụng tại Việt Nam.  

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự bản dịch

• Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK được in ra điền đầy đủ thông tin;
• Bản chính giấy tờ tùy thân(CMND/CCCD/Hộ chiếu) đối với trường hợp trực tiếp. Nếu nộp qua đường bưu điện thì chuẩn bị bản chụp giấy tờ tùy thân;
• Tài liệu nước ngoài cần sử dụng tại Việt Nam đã được cơ quan đại diện ngoại giao/cơ quan lãnh sự/cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;
• Bản chụp tài liệu nước ngoài đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự;
• Bản dịch tài liệu nước ngoài sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Bản dịch không cần thực hiện chứng thực;
• Bản chụp bản dịch tài liệu nước ngoài.

Trong trường hợp gửi hồ sơ qua bưu điện thì chuẩn bị thêm phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận và bảo đảm nhận kết quả qua đường bưu điện.

Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bản dịch

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bản dịch có thể được thực hiện tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Cụ thể thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự thông qua các bước như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Các bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự như hướng dẫn ở trên nộp tại Bộ Ngoại giao hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Có thể thông qua hình thức nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường Bưu điện

Bước 2: Tiếp nhận kiểm tra, xử lý hồ sơ

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ yêu cầu người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự bản dịch xuất trình, bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu có liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu để lưu tại Bộ Ngoại giao/Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận của cơ quan nước ngoài trên giấy tờ, tài liệu với mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh đã được quốc gia đó chính thức thông báo đến Bộ Ngoại giao/Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài vẫn chưa chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực thì Bộ Ngoại giao/Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đề nghị xác minh chữ ký, con dấu và chức danh có liên quan.

Bước 3: Trả kết quả

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Ngoại giao/Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài tiến hành thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự cho hồ sơ này và trả kết quả lại cho người thực hiện.

Trên đây là một số thông tin PNVT muốn cung cấp cho bạn đọc để phục vụ cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bản dịch. Như đã nói từ ban đầu thủ tục này sẽ gặp những khó khăn vì liên quan đến nhiều cơ quan nhà nước của Việt Nam và nước ngoài.

Nếu bạn muốn chuẩn bị hồ sơ và nhận kết quả hợp pháp hóa lãnh sự bản dịch nhanh nhất thì nên lựa chọn dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói của PNVT nhé.